Controle de notas fiscais: 10 benefícios de fazê-lo em sua empresa

Entenda como fazer o controle de notas fiscais e por que ele é importante no seu negócio

Saiba mais sobre o controle de notas fiscais e como fazê-lo  da forma correta em seu empreendimento. Ainda, relacionamos 10 benefícios que você terá ao realizá-lo da maneira correta em seu negócio.

Você que é gestor, bem sabe da complexidade do nosso sistema tributário, mas você já parou para analisar a importância de se ter um controle de notas fiscais adequado?

Em um contexto em que existem muitas dúvidas sobre o assunto e, muitas vezes, confusão até mesmo sobre o que seria o documento, entendê-lo é fundamental para que sua empresa não seja penalizada com o pagamento de multas, de juros e com as outras sanções.

Sabendo disso, em nosso artigo, trazemos informações importantes, as quais vão ajudar você a entender mais sobre esse documento e como realizar um controle de notas fiscais adequado.

O que são notas fiscais?

Notas fiscais podem ser entendidas documentos oficiais os quais servem para registrar determinadas operações e movimentações de mercadorias.

Tratam-se de obrigações acessórias que servem, também, para ajudar o fisco a controlar o recolhimento de impostos.

Anteriormente, elas eram emitidas por meio de formulários contínuos ou de talões, os quais eram emitidos por gráficas previamente autorizadas pelas Secretarias da Fazenda do estado ou do município.

Hoje em dia, prevalece a emissão de notas fiscais eletrônicas, as quais existem apenas eletronicamente, e são emitidas por meio de arquivo .xml.

Nesse sentido, um equívoco comum está relacionado a confundir o arquivo documento impresso, conhecido como Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe), com a nota fiscal em si.

Mas é necessário considerar que, como dito, o arquivo .xml é que, de fato se trata da NFe, o Danfe é impresso apenas para acompanhar as mercadorias durante o transporte, facilitando, inclusive, o trabalho dos agentes fiscalizadores.

Separamos alguns artigos que vão ajudar você a otimizar a gestão da sua empresa:

• Terceirização do financeiro – entenda a importância!
• Veja o motivo para realizar um calendário fiscal
• Nota fiscal: entenda como emiti-la corretamente em sua empresa

Por que elas são importantes?

Elas são necessárias a fim de comprovar que toda operação foi realizada de acordo com o que manda a legislação tributária, incluindo os destaques de tributos adequadamente.

Também podem ser utilizadas como meio de prova da propriedade de um determinado produto ou ativo.

Por conta disso, é importante ter um rigoroso controle de notas fiscais, tanto em sua emissão quanto no processo de guardá-las.

Quais as principais dificuldades que gestores possuem quando se trata desse assunto?

Tratando-se das dificuldades relacionadas à nota fiscal, uma das principais dúvidas está relacionada à forma correta de escriturá-la.

Isso porque existem muitas especificidades relacionadas ao tema, como, por exemplo, informe adequado de CFOP, CST, bem como alíquotas e tributos que devem estar destacados.

Nesse viés, muitos gestores também possuem dificuldade em realizar o controle de notas fiscais adequadamente.

Controle notas fiscais: como fazer adequadamente em sua empresa

Com o intuito de que você tenha controle adequado notas fiscais, é importante seguir algumas dicas:

• Defina uma pessoa ou uma equipe responsável por emiti-las e por recepcionar as que forem escrituradas em nome da sua empresa (a responsabilidade pela escrituração correta das notas fiscais recebidas também é da sua empresa, caso existam informações equivocadas, solicite que sejam corrigidas);
• Mantenha um arquivo organizado, seja ele digital ou físico, de forma que, ao precisar de um documento, ele seja localizado facilmente;
• Acompanhe a emissão de notas fiscais para o CNPJ da sua empresa, reporte sempre que identificar inconformidades;
• Conte com sistema automatizado alinhado com as necessidades da sua empresa, isso facilita bastante o controle notas fiscais.

Estar atento a essas questões ajudará você a lidar com esses documentos com mais eficiência.

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10 benefícios que você terá ao fazer o controle notas fiscais em seu empreendimento

Dentre os benefícios relacionados ao adequado controle notas fiscais, temos:

1. Regularização junto ao fisco;
2. Melhoria dos processos internos;
3. Controle centralizado;
4. Gestão contábil otimizada;
5. Redução do retrabalho;
6. Aumento nos índices de acertos em sua empresa;
7. Facilidade em encontrar seus documentos;
8. Redução dos riscos tributários;
9. Melhora da sua reputação no mercado;
10. Contribui para evitar o pagamento de multas, juros e outras sanções.

Por meio do controle de notas fiscais, você passa a ter mais eficiência no dia a dia da sua empresa.

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Como vimos em nosso artigo, as notas fiscais são documentos importantes para a conformidade legal de diferentes empresas.

Estar em dia com elas evita que você tenha problemas, principalmente quanto ao pagamento de multas e de autuações.

Contar com suporte adequado ajudará a identificar ações as quais vão permitir a você ter um controle de notas fiscais adequado.

Nesse ponto, nós, da Gerenciar Agora, podemos ajudar.

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