5 dicas de como arquivar seus documentos fiscais.

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Arquivar documentos fiscais: 5 dicas para realizar de maneira correta!

O processo de arquivamento de documentos fiscais influencia a agilidade e a eficiência dos processos efetuados. Veja, neste artigo, como arquivar os seus documentos fiscais.

A forma como uma empresa gere a organização dos seus documentos diz muito a respeito de como ela é gerenciada como um todo.

Além disso, a  organização ou a desorganização na arquivamento de documentos fiscais influenciam, de maneira direta, o desempenho da empresa.

Além disso, uma organização eficiente e correta dos documentos fiscais evita fraude fiscal.

A importância desse arquivamento correto é evidente para grande maioria dos gestores,  porém poucos sabem como exercer essa organização de maneira correta e com efetividade.

Neste artigo, trouxemos 5 dicas que vão te ajudar na hoara de arquivar os seus documentos fiscais. 

Prossiga na leitura e veja como.

Quer entender mais sobre organização e gerenciamento de empresas? Veja os artigos em nosso blog e entenda como otimizar esses processos em sua empresa.

O que são os documentos fiscais de uma empresa?

Os documentos fiscais são documentos físicos – em papel – ou arquivos digitais que comprovem transação, como, por exemplo, compras e vendas, pagamentos de impostos, dentre outras operações.

Um dos documentos fiscais mais conhecidos é a nota fiscal, mas existe uma série de outros documentos fiscais cuja atenção a eles é necessária, a exemplo de:

  • Carnês de pagamento;
  • Cupons fiscais;
  • Declaração Mensal de Serviços (DMS);
  • Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF).

Qual a importância da gestão de documentos fiscais para uma empresa?

O tempo é um fator importante para qualquer empresa. Não é economicamente saudável para um estabelecimento perder tempo na procura de um documento, ou até mesmo não encontrá-lo por conta da má organização no arquivamento de documentos fiscais.

Ter uma organização em relação aos documentos fiscais é essencial para melhorar o processo de procura.

Além disso, a emissão e o devido arquivamento de documentos fiscais, como as notas fiscais, são obrigatórios para as empresas e servem como segurança para o empreendimento para comprovar situações.

Outrossim, apenas por meio do documento necessário é possível comprovar a cobrança duplicada de um mesmo imposto, por exemplo, e evitar prejuízos.

Também vale ressaltar que os documentos fiscais garantem segurança nas transações, como, por exemplo, frente a clientes, a fornecedores etc.

Como arquivar corretamente os documentos fiscais?

Na atualidade, o uso de documentos eletrônicos, como a própria nota fiscal eletrônica, é  cada vez mais utilizado. Nesse cenário, é preciso ter cuidados específicos:

  1. Adicionar pasta específica para o armazenamento dos documentos;
  2. Separar os documentos de acordo com o tipo: NF-e, NFS-e etc.;
  3. Classificar os documentos com datas de emissão ou de recebimento;
  4. Fazer o backup dos arquivos;
  5. Padronizar a maneira de armazenamento dos documentos.

Essas dicas são muito importantes para a armazenagem correta dos documentos eletrônicos, porém, para melhorar a guarda dos documentos como um todo – eletrônicos e físico, siga estas 5 dicas dicas abaixo:

  1. Investir em rotinas de organização;
  2. Definir apenas um local para armazenar os documentos fiscais;
  3. Compreender os prazos de guarda dos documentos;
  4. Utilizar a tecnologia;
  5. Ter o apoio de um profissional competente para realizar essa organização.

Como o BPO Financeiro pode ajudar?

Ao contar com um serviço de BPO Financeiro, ou seja, de terceirização da parte financeira do seu negócio, sua empresa garante a gestão de documentos feita através de um profissional especializado.

No caso, o profissional contratado é responsável pelo arquivamento e pelo monitoramento de todos os documentos fiscais da sua empresa.

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Somos uma empresa que oferece as melhores soluções em BPO Financeiro. Com esse respaldo, a sua empresa garantirá uma maior segurança nos processos relativos à parte fiscal e financeira.  

Tenha o suporte de profissionais especializados e experientes para gerar soluções pensadas e efetivas em relação ao setor financeiro da sua empresa.

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Arquivar documentos fiscais: 5 dicas para realizar de maneira correta! Leia o nosso artigo e confira mais informações.
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