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Arquivar documentos fiscais: 5 dicas para realizar de maneira correta!
O processo de arquivamento de documentos fiscais influencia a agilidade e a eficiência dos processos efetuados. Veja, neste artigo, como arquivar os seus documentos fiscais.
A forma como uma empresa gere a organização dos seus documentos diz muito a respeito de como ela é gerenciada como um todo.
Além disso, a organização ou a desorganização na arquivamento de documentos fiscais influenciam, de maneira direta, o desempenho da empresa.
Além disso, uma organização eficiente e correta dos documentos fiscais evita fraude fiscal.
A importância desse arquivamento correto é evidente para grande maioria dos gestores, porém poucos sabem como exercer essa organização de maneira correta e com efetividade.
Neste artigo, trouxemos 5 dicas que vão te ajudar na hoara de arquivar os seus documentos fiscais.
Prossiga na leitura e veja como.
Quer entender mais sobre organização e gerenciamento de empresas? Veja os artigos em nosso blog e entenda como otimizar esses processos em sua empresa.
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O que são os documentos fiscais de uma empresa?
Os documentos fiscais são documentos físicos – em papel – ou arquivos digitais que comprovem transação, como, por exemplo, compras e vendas, pagamentos de impostos, dentre outras operações.
Um dos documentos fiscais mais conhecidos é a nota fiscal, mas existe uma série de outros documentos fiscais cuja atenção a eles é necessária, a exemplo de:
- Carnês de pagamento;
- Cupons fiscais;
- Declaração Mensal de Serviços (DMS);
- Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF).
Qual a importância da gestão de documentos fiscais para uma empresa?
O tempo é um fator importante para qualquer empresa. Não é economicamente saudável para um estabelecimento perder tempo na procura de um documento, ou até mesmo não encontrá-lo por conta da má organização no arquivamento de documentos fiscais.
Ter uma organização em relação aos documentos fiscais é essencial para melhorar o processo de procura.
Além disso, a emissão e o devido arquivamento de documentos fiscais, como as notas fiscais, são obrigatórios para as empresas e servem como segurança para o empreendimento para comprovar situações.
Outrossim, apenas por meio do documento necessário é possível comprovar a cobrança duplicada de um mesmo imposto, por exemplo, e evitar prejuízos.
Também vale ressaltar que os documentos fiscais garantem segurança nas transações, como, por exemplo, frente a clientes, a fornecedores etc.
Como arquivar corretamente os documentos fiscais?
Na atualidade, o uso de documentos eletrônicos, como a própria nota fiscal eletrônica, é cada vez mais utilizado. Nesse cenário, é preciso ter cuidados específicos:
- Adicionar pasta específica para o armazenamento dos documentos;
- Separar os documentos de acordo com o tipo: NF-e, NFS-e etc.;
- Classificar os documentos com datas de emissão ou de recebimento;
- Fazer o backup dos arquivos;
- Padronizar a maneira de armazenamento dos documentos.
Essas dicas são muito importantes para a armazenagem correta dos documentos eletrônicos, porém, para melhorar a guarda dos documentos como um todo – eletrônicos e físico, siga estas 5 dicas dicas abaixo:
- Investir em rotinas de organização;
- Definir apenas um local para armazenar os documentos fiscais;
- Compreender os prazos de guarda dos documentos;
- Utilizar a tecnologia;
- Ter o apoio de um profissional competente para realizar essa organização.
Como o BPO Financeiro pode ajudar?
Ao contar com um serviço de BPO Financeiro, ou seja, de terceirização da parte financeira do seu negócio, sua empresa garante a gestão de documentos feita através de um profissional especializado.
No caso, o profissional contratado é responsável pelo arquivamento e pelo monitoramento de todos os documentos fiscais da sua empresa.
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