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Quando o controle de contas a pagar de uma empresa funcionar corretamente, o risco de ela não cumprir com suas obrigações é mínimo.
O controle de contas a pagar é importante para que a empresa não se perca e assim deixe de pagar algum boleto ou tributo.
Além disso, o controle permite que a empresa tome a decisão de novos gastos sem comprometer o orçamento.
Apesar de parecer algo simples, muitas empresas não fazem esse controle por falta de conhecimento e até de tempo.
Sendo assim, muitas organizações contratam um serviço BPO para ficarem mais tranquilas em relação à organização financeira.
Mas como realizar um controle de contas a pagar eficientemente? Confira.
Contas a pagar: entenda esse conceito
Primeiramente, para saber como realizar um melhor controle de contas a pagar, é necessário conhecer a definição de contas a pagar
Então, é a denominação dada ao processo de controlar e organizar todas as obrigações financeiras das empresas.
Por exemplo, salários dos colaboradores, compra de insumos, aluguel e até impostos e outras obrigações tributárias.
Ou seja, quando se fala em contas a pagar, se fala em tudo que a empresa gasta para concluir suas atividades.
Um controle de contas a pagar eficiente passa por alguns passos básicos.
Registro de todas as movimentações
Se a empresa não tem registro de todas as suas movimentações, fica difícil controlar as contas que ainda estão por fazer.
Por isso, o primeiro passo é registrar tudo acompanhado de dados importantes, como a forma de pagamento e o valor.
Se a empresa não registrar que comprou um insumo com uma duplicata a ser paga no próximo dia 5, fica impossível controlar o pagamento.
Automatização e integração de sistemas
A fim de que esse controle seja verdadeiramente confiável e fácil, a empresa deve ter um sistema automatizado e integrado.
Assim, quando o setor de compras realiza uma aquisição, o setor financeiro já visualiza todas as informações necessárias.
Quanto mais os processos são realizados manualmente, mais eles possuem grandes riscos de apresentarem falhas.
Quanto maior a integração, maior a celeridade e menor possibilidade de falhas.
Conheça o fluxo de caixa
Se a empresa não conhecer o fluxo de caixa ela certamente terá problemas, afinal ela precisa saber quanto ela terá financeiramente no dia de pagar os funcionários, por exemplo.
Esse descontrole além de gerar atrasos e multas , ainda faz com que ela possa gastar mais do que o seu orçamento permitiria.
Com os processos definidos e organizados, a empresa terá mais facilidade para verificar gastos que sem ser reduzidos ou até cortados.
Conheça a rotina de setor de controle de contas a pagar:
- Conciliação de pagamentos, bancária e de cartões;
- baixa do pagamento;
- Cadastro de fornecedores;
- Folha salarial;
- Envio de comprovantes de pagamentos;
- Conferência de notas fiscais a pagar;
- Controle de recurso financeiros disponíveis;
- Inclusão de dados de boletos ou tributos a pagar no banco digital;
- Organização e monitoramento de contas, assim como.os prazos e programação de tudo a ser pago;
- Atualizar o sistema de pagamento com todas as informações importantes.
Conclusão
Uma empresa com controle de contas a pagar tem a capacidade de gerir sua empresa e duas finanças de forma saudável.
Para que isso aconteça, ela precisa registrar todas as contas e usar ótimos softwares de gestão.
Além disso, o apoio de contadores é um diferencial excelente.
Portanto, conte com os profissionais da Gerenciar Agora para auxiliar com tudo o que for necessário na hora de realizar o controle de contas que sua empresa precisa pagar.
Contamos com um time de profissionais altamente qualificados e prontos para cuidar de todas as questões burocráticas que vierem a surgir. Assim, você terá maior disponibilidade de tempo para focar outras situações consideradas importantes em sua rotina.
